Secretaressedag: in deze kwaliteiten blinken office managers uit

Donderdag 18 april is het secretaressedag of de dag om je office manager eens in de bloemetjes te zetten. Vandaag zijn office managers van alle markten thuis en een spilfiguur in het bedrijf. Voor bedrijven is een loyale en bekwame office manager een enorme troef. Met welke vaardigheden blinken office managers uit? Rekruteringsexpert Hays geeft aan.    

Het clichébeeld van secretaresse mag je vergeten. Waar vroeger het idee bestond dat secretaresses zich beperkten tot koffie en onthaal, beschikken office managers vandaag over heel wat talenten. Talenkennis is alvast een eerste troef.   

Door de toenemende globalisering van de bedrijfswereld zijn office managers echte polyglotten geworden. Zonder de kennis van minstens 3 verschillende talen kom je er bijna niet meer in. De laatste jaren zijn bedrijven ook steeds meer gaan verwachten van hun personeel. Ze willen een flexibele multitasker die ook nog eens multi-inzetbaar is als office manager.”, aldus Katrien Kosik, Recruiting Office Support & Sales Support bij Hays.

Stressbestendig, klantgericht en discreet

Naast talenkennis beschikt een goede office manager nog over andere waardevolle kwaliteiten. Zo merkt Hays dat bedrijven klantgerichtheid heel belangrijk vinden bij een nieuwe office manager. Niet enkel naar externe klanten toe, maar ook intern op de verschillende afdelingen moet hij/zij zich uit de slag trekken. Daarnaast moet de office manager een ware problem solver zijn en niet bezwijken bij de minste vorm van stress. Want veel van zijn/haar collega’s zullen hen om raad komen vragen voor de meest uiteenlopende zaken.

Katrien Kosik: “Als collega’s je constant om raad komen vragen, sta je ook best sterk in je schoenen. Als je altijd hun problemen meteen moet oplossen, blijft er geen tijd vrij om je eigen taken af te werken. Niet over je heen laten lopen en taken afbakenen zijn essentiële skills.”

Office managers zijn ook heel nauwkeurig en discreet. Zij krijgen immers vaak te maken met gevoelige of confidentiële informatie. En tot slot worden zij ook vaak omschreven als multitaskers die continu de nodige prioriteiten moeten stellen en obstakels creatief moeten aanpakken. Als office manager manage je dus veel meer dan gewoon ‘the office’.

Veelgevraagd profiel

Hays merkt dat de job van office manager een veelgevraagd profiel is op de arbeidsmarkt. En dat terwijl de functie helemaal niet zo afgelijnd is. Elk bedrijf geeft een eigen twist aan de uiteindelijke inhoud van de job.

Katrien Kosik: ”Van de office manager wordt algemeen gesproken verwacht dat hij/zij de dagelijkse werking draaiende kan houden. Zij zijn een echte spilfiguur geworden op de bedrijfsvloer. De functie valt niet te onderschatten. We krijgen regelmatig een telefoontje van een bedrijf waar de office manager plots wegvalt door bijvoorbeeld ziekte. Die bedrijven zoeken dan onmiddellijke vervanging om de operationele kant draaiende te kunnen houden.”

Uitblinker in loyaliteit  

Eens je een goede office manager gevonden hebt, doe je er goed aan hen eens in de bloemetjes te zetten. Zeker aangezien office managers vaak heel loyaal zijn naar hun werkgever toe. “Vaak werken zij inderdaad lang voor éénzelfde bedrijf, omdat ze dag in en dag uit hun ziel geven voor het bedrijf. Ze halen bijzonder veel eer uit hun functie.”, zegt Katrien Kosik van Hays.

Contacteer ons
Magali Dierckx PR Consultant, youEngine
Magali Dierckx PR Consultant, youEngine
Over Hays Belgium

Hays plc (de "Group") is wereldwijd expert in het rekruteren van gekwalificeerd, professioneel en getalenteerd personeel en viert dit jaar zijn 50ste verjaardag. De Hays Group is marktleider in UK en Asia Pacific en heeft een sterke marktpositie in Continentaal Europa en Latijns-Amerika. Hays rekruteert in de publieke en private sector professionals op tijdelijke of permanente basis, of via contracting. Op 30 juni 2018 telde de Hays Group 10,978 werknemers die werkten vanuit 257 kantoren in 33 landen binnen 20 specialismen. Hays Belgium lid is van Federgon en hanteert een strikt antidiscriminatiebeleid, zowel voor eigen rekrutering als voor klanten. www.hays.be

Media galerij