Journée des secrétaires : l’occasion idéale de célébrer vos office managers

Le jeudi 18 avril est la journée des secrétaires ou la journée d'hommage à votre office manager. Aujourd'hui, les office managers sont des personnes indispensables et des figures clés de l'entreprise. Pour ces dernières, un office manager fidèle et compétent est un atout énorme. Avec quelles compétences les ceux-ci excellent-ils ? Hays vous explique.  

L'image clichée d'une secrétaire n’est plus d’actualité. Alors que l'on pensait autrefois que le travail des secrétaires se limitait à apporter du café et faire la réception, les office managers d'aujourd'hui ont beaucoup de talents. La connaissance des langues est déjà un premier atout.   

"En raison de la mondialisation croissante du monde des affaires, les office managers sont devenus de véritables polyglottes. Sans la connaissance d'au moins 3 langues différentes, c'est presque impossible d'y entrer. Ces dernières années, les entreprises ont commencé à attendre de plus en plus de leurs collaborateurs. Ils recherchent une personne multitâche et flexible qui peut également être utilisée comme office manager ", explique Katrien Kosik, Consultante Office Support & Sales Support chez Hays.


Résistant au stress, orienté client et discret
En plus de ses compétences linguistiques, un bon office manager possède également d'autres qualités indispensables. Par exemple, Hays a remarqué que les entreprises considèrent que l'orientation service est très importante pour un nouvel office manager. Non seulement pour les clients externes, mais aussi en interne dans les différents départements, dans lesquels il ou elle doit s'en sortir. De plus, l’office manager doit être un véritable ‘problem solver’ et ne doit succomber à aucune forme de stress. En effet, beaucoup de ses collègues viendront lui demander conseil afin de résoudre plusieurs problématiques.

Katrien Kosik : "Si des collègues vous demandent constamment conseil, vous devez avoir une forte personnalité. Si vous devez toujours résoudre leurs problèmes immédiatement, il ne vous restera plus de temps pour accomplir vos propres tâches. "Définir des tâches sans vous faire marcher dessus sont des compétences essentielles." 

Les office managers sont également très précis et discrets. Après tout, ils sont souvent confrontés à des informations sensibles ou confidentielles. Enfin, ils sont souvent décrits comme des personnes multitâches qui doivent continuellement établir les priorités nécessaires tout en venant à bout d’obstacles de manière créative. En tant qu’office manager, vous gérez bien plus qu'un simple " bureau ".

Profil populaire
Hays remarque que le poste d’office manager est un profil très recherché sur le marché du travail. Et tout cela alors que la fonction n'est pas si bien définie du tout. Chaque entreprise donne sa touche personnelle au contenu final du poste.

Katrien Kosik : "D'une manière générale, on attend de l’office manager qu'il/elle soit capable de maintenir les tâches quotidiennes. Ils sont devenus des figures clés dans l’entreprise. La fonction ne doit pas être sous-estimée. Nous recevons régulièrement un appel d'une entreprise dans laquelle l’office manager disparaît soudainement pour cause de maladie, par exemple. Ces entreprises cherchent alors un(e) remplaçant(e) immédiatement afin de maintenir la partie opérationnelle."


Une fidélité à toute épreuve   
Une fois que vous avez trouvé le bon office manager, il est important de féliciter leur travail. D'autant plus que les office managers sont souvent très fidèles envers leur employeur. "Ils travaillent souvent depuis longtemps pour la même entreprise, en donnant leur âme, jour après jour. Ils tirent beaucoup d'honneur de leur métier ", explique Katrien Kosik, de Hays.

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Magali Dierckx PR Consultant, youEngine
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A propos de Hays Belgium

Hays plc (le ‘Groupe’) est un groupe de recrutement professionnel et célèbre son 50e anniversaire cette année. Le Groupe est expert en recrutement de personnel qualifié, professionnel et talentueux à travers le monde entier. Hays est leader du marché au Royaume-Uni et en Asie-Pacifique et fait partie des leaders du marché en Europe Continentale et en Amérique latine. Le Groupe est actif dans les secteurs privé et public et se concentre sur les emplois permanents, les projets de contracting et les missions temporaires. Le 30 décembre 2018, le Groupe comptait 10,978 employés répartis dans 257 bureaux dans 33 pays et dans 20 spécialités. www.hays.be

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